152-ФЗ для HR: резюме, анкеты и данные сотрудников
HR обрабатывает две разные группы данных: кандидаты ещё не работают в компании, а сотрудники уже связаны трудовыми и кадровыми документами.
Ошибка часто начинается с формы вакансии: резюме собираются годами, доступ к ним есть у всех менеджеров, а согласие и срок хранения не описаны.
Какие данные есть у HR
- резюме, портфолио, сопроводительные письма;
- телефон, email, мессенджеры кандидата;
- анкеты службы безопасности и результаты собеседований;
- паспортные и кадровые данные сотрудников;
- сведения о зарплате, отпусках, больничных;
- данные родственников для отдельных кадровых процессов.
Кандидаты и сотрудники — разные процессы
Для кандидата важно основание обработки резюме и срок хранения после отказа. Для сотрудника добавляются кадровые обязанности работодателя, внутренние документы, доступы бухгалтерии и кадровиков.
Если компания использует внешнюю HR-платформу, форму на сайте или чат-бот для найма, нужно проверить, кто фактически получает данные кандидатов.
Чек-лист HR
- добавить понятное согласие для кандидатов;
- указать срок хранения резюме после отказа;
- закрыть доступ к базе кандидатов по ролям;
- проверить HRM, job-сайты и чат-боты;
- вести журнал обращений субъектов;
- оформить порядок уничтожения старых анкет.
Коротко
Можно ли хранить резюме кандидата на будущее?
Можно, если кандидат понимает цель и срок хранения. Лучше отделять рассмотрение текущей вакансии от хранения в кадровом резерве.
Нужна ли политика на странице вакансии?
Да, если сайт собирает резюме или контакты кандидата. Ссылка на политику и понятное согласие должны быть рядом с формой.
Практический следующий шаг
Проверьте страницу вакансий
Бесплатное превью покажет ошибки в форме и документах. Полный аудит 152-ФЗ стоит 700 ₽, пакет документов — 20 000 ₽.